دليل استخدام المنصة
مرجع عملي مختصر يشرح أهم المسارات داخل النظام خطوة بخطوة، من التسجيل وحتى إدارة المشاريع والتوزيعات.
بداية سريعة
1
حدّد دورك
اختر المسار المناسب لك: مستخدم المديرية، مستخدم منظمة، أو تسجيل عام (منظمة/مستفيد).
2
أكمل البيانات الأساسية
احرص على إدخال البيانات بشكل دقيق ومطابق للوثائق الرسمية لتفادي التأخير في المراجعة.
3
تابع الحالة بانتظام
راقب تحديثات الطلبات والمشاريع، واستجب سريعاً لأي ملاحظات أو طلبات استكمال.
نظرة عامة على النظام
منصة إدارة المنظمات (OMS) هي نظام موحّد لتنظيم أعمال المنظمات غير الحكومية والمستفيدين في محافظة حلب وريفها. تساعد المنصة في إدارة التسجيلات، المشاريع، الميزانيات، المصروفات، والتوزيعات ضمن إجراءات واضحة وقابلة للتتبع.
المميزات الرئيسية
- إدارة شاملة للمنظمات غير الحكومية والمستفيدين
- نظام متكامل للمشاريع والميزانيات
- تتبع المصروفات والمراجعات المالية
- نظام التوزيعات وأكواد التوزيع الفريدة
- إدارة المديريات الفرعية والصلاحيات
- نظام الموافقات والمراجعات
- تصدير البيانات والتقارير
- التوقيع الرقمي للوثائق
- التحقق من صحة الشهادات
أخطاء شائعة يجب تجنبها
- إدخال بيانات غير مطابقة للوثائق الرسمية
- رفع ملفات ناقصة أو بصيغ غير مدعومة
- إرسال المشروع قبل إكمال الميزانية والحقول الإلزامية
- تأخير الرد على ملاحظات المراجعة أو طلبات الاستكمال
أنواع المستخدمين
مستخدمو المديرية
مديرو وموظفو المديرية المركزية والمديريات الفرعية المسؤولون عن مراجعة واعتماد المنظمات والمستفيدين والمشاريع.
مستخدمو المنظمات
مديرو وموظفو المنظمات غير الحكومية المسؤولون عن إدارة المشاريع والميزانيات والتوزيعات.
دليل مستخدمي المديرية
1. تسجيل الدخول
1
الوصول إلى صفحة تسجيل الدخول
انتقل إلى صفحة تسجيل الدخول وأدخل بريدك الإلكتروني وكلمة المرور.
2
لوحة التحكم
بعد تسجيل الدخول، سيتم توجيهك تلقائياً إلى لوحة تحكم المديرية حيث يمكنك رؤية الإحصائيات العامة والأنشطة الأخيرة.
2. إدارة المنظمات
1
عرض قائمة المنظمات
من القائمة الجانبية، اختر "المنظمات" لعرض جميع المنظمات المسجلة في النظام.
2
مراجعة طلبات التسجيل
يمكنك تصفية المنظمات حسب الحالة (معلقة، معتمدة، مرفوضة) لمراجعة الطلبات الجديدة.
3
عرض تفاصيل المنظمة
انقر على أي منظمة لعرض تفاصيلها الكاملة بما في ذلك المعلومات الأساسية، المستندات، والأنشطة.
4
الموافقة على المنظمة
بعد مراجعة البيانات، يمكنك الموافقة على المنظمة. سيتم إنشاء شهادة موافقة PDF تلقائياً يمكن عرضها من صفحة تفاصيل المنظمة.
5
رفض المنظمة
إذا كانت البيانات غير مكتملة أو غير صحيحة، يمكنك رفض الطلب مع إضافة سبب الرفض.
6
طلب أوراق إضافية
يمكنك طلب مستندات إضافية من المنظمة عبر زر "طلب أوراق" وإرسال رابط الرفع للمنظمة.
3. إدارة المستفيدين
1
عرض قائمة المستفيدين
من القائمة الجانبية، اختر "المستفيدون" لعرض جميع المستفيدين المسجلين.
2
مراجعة واعتماد المستفيدين
يمكنك مراجعة بيانات المستفيدين والموافقة أو الرفض مع إضافة ملاحظات.
4. إدارة المشاريع
1
عرض المشاريع
من القائمة الجانبية، اختر "المشاريع" لعرض جميع المشاريع من جميع المنظمات.
2
مراجعة الميزانيات
يمكنك مراجعة بنود الميزانية لكل مشروع والتحقق من صحتها.
3
مراجعة المصروفات
راجع المصروفات المضافة من قبل المنظمات ووافق عليها أو ارفضها مع إضافة ملاحظات المراجعة.
4
اختيار المستفيدين
يمكنك اختيار المستفيدين للمشاريع من قائمة المستفيدين المعتمدين.
5
عرض أكواد التوزيع
يمكنك عرض أكواد التوزيع لكل مشروع وتصديرها إلى Excel للمشروع كاملاً أو لكل طلب مستفيدين بشكل منفصل.
نصائح مهمة
- تأكد من مراجعة جميع البيانات قبل الموافقة
- استخدم ملاحظات المراجعة لتوثيق قراراتك
- يمكنك عرض شهادات الموافقة PDF من صفحة التفاصيل
- استخدم التصفية والبحث للعثور على البيانات بسرعة
دليل مستخدمي المنظمات
1. تسجيل الدخول
1
الوصول إلى النظام
سجل الدخول باستخدام البريد الإلكتروني وكلمة المرور المخصصة لك من قبل مدير المنظمة.
2
لوحة التحكم
بعد تسجيل الدخول، ستظهر لك لوحة التحكم مع حالة المنظمة وإحصائيات المشاريع.
2. إدارة المشاريع
1
إنشاء مشروع جديد
من قائمة "المشاريع"، انقر على "إضافة مشروع جديد" واملأ جميع البيانات المطلوبة.
2
إضافة الميزانية
بعد إنشاء المشروع، يمكنك إضافة بنود الميزانية يدوياً أو استيرادها من ملف Excel. تأكد من تحديد العملة لكل بند.
3
إرسال المشروع للمراجعة
بعد إكمال البيانات، أرسل المشروع للمراجعة من قبل المديرية.
3. إدارة المصروفات
1
إضافة مصروف
من صفحة تفاصيل المشروع، اختر "المصروفات" ثم "إضافة مصروف جديد". املأ البيانات وارفع الفاتورة أو المستند المطلوب.
2
التحقق من الميزانية
تأكد من أن المصروف لا يتجاوز الميزانية المخصصة للبند. النظام سيمنعك تلقائياً من تجاوز الميزانية.
3
مطابقة العملة
تأكد من أن عملة المصروف تطابق عملة بند الميزانية المرتبط به.
4. إدارة المستفيدين
1
طلب مستفيدين
من صفحة تفاصيل المشروع، اختر "المستفيدون" ثم "طلب مستفيدين". حدد العدد المطلوب والمعايير.
2
التحقق من المستفيدين
بعد اختيار المستفيدين من قبل المديرية، يمكنك التحقق من بياناتهم والتأكد من صحتها.
3
إنشاء أكواد التوزيع
بعد التحقق، يمكنك إنشاء أكواد توزيع فريدة لكل مستفيد. يمكن تصدير الأكواد إلى Excel.
4
تأكيد الاستلام
بعد التوزيع، يمكنك تأكيد استلام المستفيدين للمساعدات عبر إدخال أكواد التوزيع.
5. إدارة المستخدمين
1
إضافة مستخدم جديد
من قائمة "المستخدمين"، يمكنك إضافة مستخدمين جدد وإرسال دعوات لهم عبر البريد الإلكتروني.
2
تعيين الأدوار
يمكنك تعيين أدوار مختلفة للمستخدمين (مدير، ضابط مشاريع، ضابط مالي، ضابط ميداني) حسب الصلاحيات المطلوبة.
6. التوقيع الرقمي
1
رفع التوقيع
من صفحة الملف الشخصي، يمكنك رفع صورة توقيعك الرقمي. سيظهر هذا التوقيع تلقائياً في شهادات الموافقة PDF عند الموافقة على أي عنصر.
2
تحديث التوقيع
يمكنك تحديث أو حذف التوقيع في أي وقت من صفحة الملف الشخصي.
نصائح مهمة
- تأكد من إكمال جميع البيانات المطلوبة قبل إرسال المشروع للمراجعة
- احتفظ بنسخ من جميع المستندات المرفوعة
- راجع الميزانية قبل إضافة المصروفات
- استخدم التصفية والبحث للعثور على البيانات بسرعة
- يمكنك تصدير التقارير والبيانات إلى Excel
دليل التسجيل العام
تسجيل منظمة جديدة
1
الوصول إلى صفحة التسجيل
من الصفحة الرئيسية، انقر على "تسجيل منظمة" للوصول إلى نموذج التسجيل.
2
ملء البيانات الأساسية
املأ جميع الحقول المطلوبة في النموذج بما في ذلك اسم المنظمة، الصفة القانونية، بيانات رئيس مجلس الإدارة، وغيرها.
3
رفع المستندات
ارفع جميع المستندات المطلوبة (الشعار، الميزانية، قرارات مجلس الإدارة، إلخ) بصيغ PDF أو Word أو صور.
4
إرسال الطلب
بعد مراجعة البيانات، أرسل الطلب. ستحصل على رقم تأكيد يمكنك استخدامه لمتابعة حالة الطلب.
5
متابعة الطلب
بعد المراجعة من قبل المديرية، قد يتم طلب أوراق إضافية. ستصلك رسالة بريد إلكتروني برابط رفع المستندات.
تسجيل مستفيد جديد
1
الوصول إلى نموذج التسجيل
من الصفحة الرئيسية، انقر على "تسجيل مستفيد" للوصول إلى نموذج التسجيل.
2
ملء البيانات الشخصية
املأ جميع البيانات الشخصية المطلوبة بما في ذلك الاسم الكامل، رقم الهوية، تاريخ الميلاد، العنوان، وغيرها.
3
إضافة أفراد الأسرة
أضف بيانات جميع أفراد الأسرة المعالين مع البيانات المطلوبة لكل فرد.
4
إرسال الطلب
بعد مراجعة جميع البيانات، أرسل الطلب. ستحصل على رقم تأكيد لمتابعة حالة الطلب.
التحقق من شهادة الموافقة
1
الوصول إلى صفحة التحقق
من الصفحة الرئيسية، انقر على "التحقق من الشهادة" للوصول إلى صفحة التحقق.
2
إدخال الرقم التسلسلي
أدخل الرقم التسلسلي الموجود في شهادة الموافقة (موجود في رأس الوثيقة).
3
عرض النتيجة
سيتم عرض تفاصيل الشهادة مع التحقق من صحتها والتوقيع الرقمي إن وجد.
معلومات مهمة
- تأكد من صحة جميع البيانات قبل الإرسال
- احتفظ برقم التأكيد لمتابعة حالة الطلب
- ستصلك إشعارات عبر البريد الإلكتروني عند تحديث حالة الطلب
- يمكنك رفع المستندات الإضافية عبر الرابط المرسل لك